Datenschutzinformation für die Nutzung des virtuellen Recruiting-Assistenten

Wir, die DOREA GmbH („wir" oder „uns"), sind zur Wahrung deiner datenschutzrechtlichen Belange verpflichtet und sind bestrebt, die Sicherheit und Integrität deiner personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit anwendbarem Datenschutzrecht zu wahren.

„Personenbezogene" Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses setzt die DOREA GmbH die Recruiting-Plattform PaulsJob (im Folgenden als „PaulsJob" bezeichnet) ein. Bestandteil dieser Plattform ist ein virtueller, durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) gestützter Recruiting-Assistent, der Bewerbende über digitale Kommunikationskanäle wie insbesondere Web-Chatbot, WhatsApp, E-Mail und SMS durch den Bewerbungsprozess begleitet.

Diese Datenschutzinformation gilt für diesen virtuellen Recruiting-Assistenten (im Folgenden als „Dienst" bezeichnet), den wir auf unserer Karriere-Website anbieten. Sie gibt Aufschluss darüber, welche Daten bei der Nutzung des Dienstes erhoben werden, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten und speichern und welche Rechte dir als betroffener Person zustehen.

A. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist die

DOREA GmbH
Siemensdamm 62
13627 Berlin
Vertreten durch: Dr. Walter von Horstig, Dr. Lothar Heinrich, Volker Wentz
Tel: +49 30 8147400
E-Mail: info@doreafamilie.de

Für die Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist die DOREA GmbH verantwortlich gemeinsam mit der jeweiligen Einrichtung der DOREA-Gruppe, bei der du dich beworben hast oder bewerben wirst.

B. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten kannst du wie folgt kontaktieren:

Van Hung Truong
Siemensdamm 62
13627 Berlin
Tel.: +49 (0)173 4857604
E-Mail: datenschutz@doreafamilie.de

C. Erhebung personenbezogener Daten

Wir erheben deine personenbezogenen Daten, sofern

du uns kontaktierst,
du uns Informationen über den Dienst zur Verfügung stellst, und
du dich über den Dienst bei uns registrierst.

Wir müssen personenbezogene Daten erheben, um dir bestimmte Teile unseres Dienstes bereitstellen zu können. Wenn du uns die angefragten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellst, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, den Dienst ordnungsgemäß zu erbringen.

D. Art der erhobenen Daten

Wir verarbeiten im Rahmen des Bewerbungsprozesses die nachfolgenden Daten, soweit diese für die konkrete Tätigkeit relevant sind und du uns diese zur Verfügung stellst:

Kontaktdaten: Deine persönlichen Informationen, wie z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum.
Berufsbezogene Daten: Deine berufsbezogenen Daten, wie z. B. Beschäftigungsverhältnis, Betriebszugehörigkeit, Lebenslauf, Zeugnisse, Leistungsnachweise, Qualifikationsnachweise und sonstige Bewerbungsunterlagen.
Ergänzende persönliche Angaben: Ggf. Führerschein, ggf. Führungszeugnis.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Deine uns bereitgestellten Daten können ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. v. Art. 9 (1) DSGVO enthalten, wie z. B. Angaben zu deiner Gesundheit, Fotografien bzw. Profilbilder, die Rückschlüsse auf deine ethnische Herkunft erlauben, oder Angaben, welche Rückschlüsse auf deine Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit geben können.
Kontodaten: Datum und Uhrzeit der Registrierung, Nutzername und Kennwort.
Präferenzen: Informationen darüber, wie du mit uns interagieren möchtest, wie etwa Informationen darüber, wie du kontaktiert werden und unseren Dienst in Anspruch nehmen möchtest.
Eingabedaten: Informationen, die du zur Verfügung stellst, wenn du uns kontaktierst, einschließlich Chatprotokolle.
Technische Daten: Zugriffs- und Aktivitätsprotokolle (Domain-Name der Website, verwendete Software, verwendeter Webbrowser, verwendetes Betriebssystem, IP-Adresse und Gerätenummer des Endgeräts, Zeitstempel des Zugriffs, genutzte Funktionen), Fehlerprotokolle.

Wir erheben ansonsten keine personenbezogenen Daten von dir ohne deine Mitwirkung.

E. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Der virtuelle KI-Assistent unterstützt insbesondere bei den folgenden Verarbeitungstätigkeiten:

Kommunikation mit Bewerbenden im Rahmen des Bewerbungsprozesses,
Entgegennahme und Strukturierung von Bewerbungsinformationen,
Abfrage von für die Stelle relevanten Informationen im Rahmen eines Pre-Screenings,
Durchführung KI-gestützter Vorinterviews, sofern diese im jeweiligen Bewerbungsprozess vorgesehen sind,
Zusammenfassung und Aufbereitung von Bewerbungsinformationen für die Personalverantwortlichen,
Unterstützung bei der Organisation von Vorstellungsgesprächen, einschließlich Terminabstimmung und Einladung.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung und effizienten Steuerung des Bewerbungsprozesses sowie zur Unterstützung der Personalverantwortlichen bei der Sichtung, Einordnung und weiteren Bearbeitung von Bewerbungen.

Eine abschließende Entscheidung über Einstellung oder Ablehnung einer Bewerbung wird nicht durch die KI getroffen. Die KI unterstützt die Personalverantwortlichen, ersetzt jedoch nicht die abschließende menschliche Entscheidung über den weiteren Bewerbungsverlauf.

Personenbezogene Daten der Bewerbenden werden nicht dazu verwendet, KI-Modelle zu trainieren oder weiterzuentwickeln.

Die Verarbeitung und Speicherung der Bewerberdaten erfolgt innerhalb der technischen Infrastruktur von PaulsJob und den eingesetzten Unterauftragnehmern gemäß dem bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag mit der DOREA GmbH.

Zweck der Verarbeitung	Rechtsgrundlage
Aufnahme in unsere Datenbank (Talent Pool) zur künftigen Kontaktierung und zu einer etwaigen Fortsetzung/Neubeginn von Bewerbungsprozessen.	Art. 6 (1) 1 a) DSGVO
Erfüllung von Verpflichtungen aus Verträgen, Durchführung solcher Verträge und vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage.	Art. 6 (1) 1 b) DSGVO; § 26 (1) 1 BDSG
Einhaltung gesetzlicher Pflichten oder gerichtlicher/behördlicher Vorgaben.	Art. 6 (1) 1 c) DSGVO
Kontaktaufnahme und Beantwortung von Anliegen und Rückmeldungen.	Art. 6 (1) 1 a), b) und f) DSGVO
Schutz und Verteidigung unserer wichtigen Interessen sowie Ausübung von Rechten und Durchsetzung von Ansprüchen.	Art. 6 (1) 1 f) DSGVO

F. Ergänzender Datenschutzhinweis zur Nutzung deiner E-Mail-Adresse

Im Rahmen deiner Bewerbung erheben und verwenden wir deine angegebene E-Mail-Adresse zunächst zur Kommunikation über dein Bewerbungsverfahren. Kommt es zu einer Einstellungszusage, verwenden wir deine E-Mail-Adresse zusätzlich für die weitere Durchführung deines Einstellungsprozesses und anschließend für betriebliche Zwecke im Zusammenhang mit deinem Beschäftigungsverhältnis.

Wofür wir deine E-Mail-Adresse verwenden

allgemeine und individuelle Kommunikation im Zusammenhang mit deiner Bewerbung, deiner Einstellung und deinem Beschäftigungsverhältnis
inhaltliche Mitteilungen, organisatorische Informationen, Terminabstimmungen und Rückfragen
Einrichtung und Aktivierung deines persönlichen Zugangs zum Personalportal unter meine.doreafamilie.de
technische und organisatorische Hinweise zum Personalportal sowie Wiederherstellung oder Zurücksetzung deines Zugangs
Hinweise auf neu im Personalportal bereitgestellte Dokumente

Funktionen des persönlichen Personalportals

Bereitstellung und digitale Unterzeichnung deiner Vertrags- und Einstellungsunterlagen
Bereitstellung deiner Entgeltabrechnungen und weiterer beschäftigungsbezogener Dokumente im geschützten Personalportal

Deine E-Mail-Adresse wird nicht für Werbung, Marketing, die werbliche Ansprache durch Dritte oder andere Zwecke verwendet, die nicht mit deiner Bewerbung, deiner Einstellung oder deinem Beschäftigungsverhältnis zusammenhängen.

Keine Personaldokumente per E-Mail

Vertragsunterlagen, Entgeltabrechnungen und sonstige Personaldokumente werden nicht als E-Mail-Anhang versendet. Sie werden ausschließlich im geschützten Personalportal unter meine.doreafamilie.de bereitgestellt, gegebenenfalls digital unterzeichnet und gespeichert.

Widerspruch zur E-Mail-Nutzung

Du kannst der Nutzung deiner privaten E-Mail-Adresse für die beschriebenen betrieblichen Zwecke jederzeit mit Wirkung für die Zukunft schriftlich oder per E-Mail an personal@doreafamilie.de widersprechen. Durch deinen Widerspruch entstehen dir keine Nachteile im Bewerbungs- oder Beschäftigungsverhältnis. In diesem Fall stimmen wir mit dir einen alternativen Weg für die Kommunikation, die Bereitstellung und Unterzeichnung deiner Unterlagen sowie den Zugang zu beschäftigungsbezogenen Dokumenten ab.

G. Empfänger personenbezogener Daten und Dienstleister

Wir betreiben keinen Handel mit deinen personenbezogenen Daten und geben diese nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist in dieser Datenschutzinformation beschrieben.

Zur Durchführung des Bewerbungsprozesses und zur Bereitstellung des Dienstes setzen wir die folgenden Dienstleister ein, die deine personenbezogenen Daten nur auf unsere ausdrückliche Weisung verarbeiten:

Paul's Job GmbH — Betreiber der Recruiting-Plattform und des virtuellen Recruiting-Assistenten
DOREA / OptiVU — Technische Bereitstellung der Systeme für Personalverwaltung und Personalportal

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage entsprechender datenschutzrechtlicher Vereinbarungen (Auftragsverarbeitungsverträge) und nach den Weisungen des verantwortlichen Unternehmens.

H. Speicherdauer

Wir speichern deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die in dieser Datenschutzinformation beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Im Falle negativer Entscheidungen in Bewerbungsverfahren löschen wir personenbezogene Daten spätestens nach sechs (6) Monaten ab Mitteilung der Entscheidung.

Soweit du in eine Aufnahme deiner personenbezogenen Daten in unsere Datenbank (Talent Pool) eingewilligt hast, werden wir deine Daten auch im Falle einer Absage für einen Zeitraum von vierundzwanzig (24) Monaten speichern. Soweit du keinen abweichenden Willen äußerst, werden diese Daten mit Ablauf dieses Zeitraums gelöscht.

I. Rechte der betroffenen Person

Hinsichtlich der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten hast du folgende in der DSGVO vorgesehenen Rechte:

Das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO).
Das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden") unter bestimmten Voraussetzungen (Art. 17 DSGVO).
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen (Art. 18 DSGVO).
Das Recht auf Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
Das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung in bestimmten Situationen (Art. 21 DSGVO).
Das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ein solcher Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist.

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktiere bitte unseren Datenschutzbeauftragten unter den in Abschnitt B genannten Kontaktdaten. Ungeachtet der vorstehenden Rechte hast du das Recht, Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen.

J. Datensicherheit

Wir haben Datenschutzprozesse implementiert, die dem Schutz deiner personenbezogenen Daten dienen. Wir unterhalten angemessene administrative und technische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Änderung oder Weitergabe deiner personenbezogenen Daten. Alle Daten werden sicher gespeichert und können nur von berechtigten Mitarbeitenden abgerufen werden, soweit dies notwendig ist.

K. Grenzüberschreitende Übermittlung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union, es sei denn, dies ist anderweitig in dieser Datenschutzinformation beschrieben.

L. Version

Dies ist die aktuelle Fassung unserer Datenschutzinformation. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation anzupassen, insbesondere im Falle von Änderungen der Rechtslage oder Änderungen unseres Dienstes. Es empfiehlt sich, diese Datenschutzinformation in regelmäßigen Abständen abzurufen.

Weitere Informationen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten findest du in der vollständigen Datenschutzinformation für Bewerberinnen und Bewerber unter https://www.doreafamilie.de/datenschutz.

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